Реинжиниринг бизнес-процессов технического документооборота и системы стимулирования персонала ОАО «Нижегородский машиностроительный завод»

октябрь 2009 – март 2010

Цели

Усовершенствовать технический документооборот предприятия.

Отрасль

Коммерческие организации

Участники проекта

Научный руководитель:
З.А. Кучкаров
Менеджер проекта:
C.Ф. Ульяновский
Основные исполнители:
А.В. Никитин., Т.М. Дмитренко, А.А. Кононенко, М.В. Ягодарова, В.К. Зенкин, О.А. Шегай, А.Н. Бушуева

Услуги

Эксклюзивные услуги З. А. Кучкарова
Создание систем бюджетирования, ориентированных на результат:
Проектирование систем организационного управления:

Предпосылки к реализации проекта

В настоящий момент перед предприятием стоит задача снижения себестоимости производимой им продукции.

Одним из входов в процесс производства продукции является «техническая документация». Под «технической документацией» понимаются конструкторские и технологические документы, а также документы (или их части), устанавливающие нормы всех видов расходов (на материал, на труд, на инструмент и т.д.). Техническая документация является выходом процессов разработки и внесения изменения (актуализации) технической документации.

В настоящее время процессы разработки, актуализации, передачи в подразделения и использования подразделениями, определения качества и возврата на доработку или актуализацию технической документации непрозрачны. Сложно установить как полную номенклатуру документов, так и процедуры их разработки, внесения в них изменений и процедуры технического документооборота между подразделениями. Сложно провести границу между техническими документами, в которых содержится информация по техническим аспектам производства, и документами, в которых существенную роль начинает играть экономический аспект.

Не существует единой модели потоков данных (содержания документов) в привязке к этим процессам. Предполагается, что такое положение вещей связано в первую очередь с дефектами или просто неэффективностью процессов разработки и актуализации технических документов. Существующая функциональная структура подразделений, занятых в этих процессах неизвестна, процессы работы непрозрачны, по субъективным оценкам штаты и ожидания по заработной плате сотрудников завышены.


Примененный подход

Техническая документация, как один из входов процесса производства, обладает некоторой долей в себестоимости конечной продукции. Можно говорить о прямой стоимости разработки и актуализации документации (стоимость функционирования указанных подразделений) и косвенной стоимости (расходы на «простаивание» производства, из-за того, что документация сделана не вовремя, некачественно и т.д.). В части некачественной нормировочной документации не возникает непосредственно «простоя» производства, однако возникают завышенные расходы материалов, труда и т.д. Субъективная оценка косвенных затрат, связанных с разработкой и актуализацией технической документации, говорит о необходимости выполнения работ по их снижению. Для этого предлагается перестроить процессы, в которых как системный элемент фигурирует техническая документация так, чтобы снизить указанные издержки.

Для решения проблем высокой доли стоимости технической документации в себестоимости конечной продукции необходимо было:

1) установить полную номенклатуру технических документов, описать модель документооборота (потоков документов), в которых участвует техническая документация, описать существующую систему процессов, реализующих этот документооборот и организационную систему, реализующую эти процессы;

2) определить и структурировать основные причины высокой доли стоимости технической документации в себестоимости конечной продукции в терминах дефектов описанных процессов;

3) описать существующие считающиеся успешными практики выстраивания структуры указанных процессов и реализующих их организационных систем с указанием ключевых отличий;

4) на основании описанных практик и анализа сложившейся ситуации разработать модель документооборота технической документации, систему реализующих этот документооборот процессов и организационную систему, оптимальным образом реализующую разработанную систему процессов, устраняющих выявленные в процессе анализа проблемы;

5) внедрить разработанную систему.

Результаты

Проведено 3 штабные сессии с участием высшего менеджмента предприятия, в ходе которых было выработано общее понимание проблем предприятия и подходов к их решению, определены ответственные исполнители за каждое направление решения проблем предприятия в сфере совершенствования технического документооборота и стимулирования персонала.

Проведена индивидуальная работа (в форме аналитических проблемных интервью) с руководителями и специалистами предприятия, занятых в техническом документообороте, и выявлены частные проблемы и собраны предложения по их решению, оценены квалификация и компетентности персонала. Результаты проведенного обследования обобщены и дана обобщающая квалификация состояния предприятия и возможностей по решению проблем. Всего было проведено более 20 рабочих встреч.

Собраны и проанализированы нормативные и руководящие документы, а именно, стандарты предприятия (более 40 штук), должностные инструкции руководителей подразделений (около 20 штук) и положения о подразделениях (более 30), которые участвуют в техническом документообороте.

Были выработаны предложения по изменению организационной и управленческой структуры производства, которые направлены на объединение возможностей производства и снижение транзакционных издержек на всех этапах, начиная от закупки материалов и комплектующих, заканчивая изготовлением и хранением готовой продукции.

Также проведена унификация должностных инструкций руководителей, что позволяет сократить издержки на внесение изменений в их должностные обязанности, а также рутинизировать работу управления персоналом по аттестации, ротации, найму, повышения квалификации руководящих работников среднего звена.

Описаны текущая организационная структура предприятия, существующие процессы технического документооборота, существующие функции (функциональная структура) специалистов предприятия, задействованных в техническом документообороте.

Сделан обзор мировой практики систем автоматизации технического документооборота, перспектив их развития и дана квалификация предприятия относительно этого тренда.

Отчёты по проекту:
Этап 1:
1. Перечень документов, относимых к технической документации.
2. Модель существующей системы документооборота технической документации (AS-IS) в виде сводной диаграммы (укрупнено) и в case-средстве в соответствующей нотации (развернуто).
3. Модель системы существующих бизнес-процессов, реализующих документооборот технической документации, в виде сводной диаграммы (укрупнено) и в case-средстве в соответствующей нотации (развернуто).
4. Существующая организационно-функциональная структура подразделений (или их частей), участвующих в процессах разработки и актуализации технической документации в формате .vsd.
5. Аналитическая записка о результатах выявления основных причин высокой доли стоимости технической документации в себестоимости готовой продукции, связанных с дефектами и неэффективностью процессов разработки и актуализации технической документации.
6. Описание тенденций развития, а также существующих практик технического документооборота и реализующих его системы процессов и системы организационного управления в целом, считающихся успешными.

Этап 2:
1. Проект Концепции реинжиниринга технического документооборота и реализующих его системы процессов и системы организационного управления в целом, решающих проблемы высокой доли стоимости технической документации в себестоимости продукции.
2. Модель документооборота технической документации в case-средстве в соответствии с проектом Концепции.
3. Рекомендации по внедрению современных систем PLM/PDM-класса для реализации технического документооборота.
4. Модель системы бизнес-процессов, реализующих разработанную в соответствии с проектом Концепции модель документооборота технической документации.
5. Проект организационно-функциональной структуры существующих или вновь создаваемых подразделений. Укрупненный проект штатной численности существующих и вновь создаваемых подразделений, проект положений о вновь создаваемых подразделениях (или изменения в существующие), проект должностных инструкций руководителей вновь создаваемых подразделений (или изменения в существующие).
6. План организационно-технических мероприятий во вводу в действие спроектированного технического документооборота и реализующей его организационной системы.

Этап 3:
1. Аналитическая записка по результатам анализа существующей на предприятии системы стимулирования персонала, содержащая структурированный перечень её недостатков.
2. Описание нескольких вариантов проекта Концепции системы стимулирования персонала предприятия.
3. Проект Положения о стимулировании персонала подразделений, разрабатывающих техническую документацию.
4. Прототип программного средства, позволяющего рассчитывать размеры стимулирующих выплат и количественно оценивать качество системы стимулирования Общий объем разработанных отчётов составляет около 1200 страниц, не считая функциональной и процессной модели технического документооборота, разработанного в виде базы данных Business Studio.

Прочие результаты
Среди высшего руководства предприятия и ключевых руководителей подразделений, участвующих в техническом документообороте, установлено общее понимание проблемы предприятия, перспективы его развития и ближайшие планы работ по снижению доли технического документооборота в себестоимости готовой продукции.