Исследование и разработка системы информационно-аналитического сопровождения и организационного управления системными связями Министерства

июнь 2006 – декабрь 2006

Цели

Научно-исследовательская работа по теме РСС-3-007 «Исследование и разработка системы информационно-аналитического сопровождения и организационного управления системными связями Министерства»

Отрасль

Государственное и муниципальное управление

Участники проекта

Научный руководитель:
З.А. Кучкаров
Менеджер проекта:
Е.А. Каменев
Основные исполнители:
К.В. Табаков, М.А. Лебедев

Предпосылки к реализации проекта

На сегодняшний день уже ни для кого не является секретом тот факт, что организации, также как и сложные инженерно-механические системы, надо специально проектировать. Работы в этом направлении идут давно, постепенно затрагивая все новые и новые области. Понимание необходимости реформирования сложившихся и проектирования вновь создаваемых систем организационного управления все чаще проявляется и в структурах государственной власти. Примером может служить проведенная не так давно реорганизация организационной структуры Министерства. В плоскости этих преобразований лежит и комплекс работ, выполненных сотрудниками Аналитического центра «Концепт». Основная проблема, на решение которой был направлен проект, – недостаточная эффективность системы информационно-аналитического сопровождения и организационного управления системными связями Министерства. Целью данной работы является повышение эффективности информационно-аналитического сопровождения и организационного управления системными связями Министерства. Предмет исследования был ограничен сферой деятельности Департамента экономического анализа и перспективного планирования (далее – Департамент). Под «системными связями Министерства» в рамках данной работы понималось документное и информационное взаимодействие Министерства с федеральными и региональными органами законодательной и исполнительной власти, общественными организациями бизнеса, пресс-службами компаний, научно-исследовательскими организациями и отдельными экспертами, средствами массовой информации. На момент начала работы Департамент представлял собой подразделение, образованное в результате слияния двух независимых департаментов при реорганизации организационной структуры Министерства. В итоге создавались новые отделы, перераспределялись функции, как на уровне отделов, так и департаментов. Сложившаяся система организационного управления позволяла функционировать Департаменту как подразделению, но требовала больших усилий от руководства, как по координации деятельности отделов, так и всего Департамента в целом.

 

Примененный подход

В работе применялся процессный подход

 

Результаты

Консультантами Аналитического центра «Концепт» совместно с работниками Министерства были проделаны следующие работы:

  • проведено исследование существующей практики организационного управления системными связями Министерства и обеспечивающей эту практику внутренней деятельности Министерства;
  • разработана функциональная структура Департамента, определена роль Департамента в функциональной структуре Министерства; на базе функциональной структуры разработана организационная структура Департамента;
  • разработана матрица распределения функций Департамента по его подразделениям;
  • на основе матрицы распределения функций Департамента разработаны и согласованы положения о подразделениях Департамента;
  • для каждой функции Департамента определены объемы полномочий, необходимых для ее выполнения;
  • разработаны типовые должностные инструкции служащих Департамента по группам должностей;
  • сформированы должностные инструкции служащих Департамента;
  • разработаны процессные модели выполнения основных функций;
  • на основе процессных моделей разработаны регламенты выполнения основных функций Департамента;
  • на базе регламентов разработана схема документооборота в Департаменте;
  • подготовлены предложения по автоматизации процедур планирования деятельности Министерства (в части ответственности Департамента);
  • создан прототип автоматизированной системы планирования; c его помощью сформирован и поддерживается актуальный реестр действий Министерства;
  • подготовлен проект программы действий Министерства на 2007 год;
  • подготовлен комплект документов, обеспечивающий внедрение Системы организационного управления функционированием внешних системных связей Министерства;
  • проведены презентации, штабные и проектные сессии по разработанным концептуальным подходам, моделям, методикам, проектам положений, регламентов и правовых актов.